5 Ventajas de implantar un control de presencia
Para maximizar la productividad de los empleados mientras se mantiene un control de costes, las empresas deben tener un conocimiento exacto de cómo funciona su fuerza de trabajo: donde están destinados los recursos humanos , que productividad tienen los trabajadores, saber si el absentismo es muy elevado, cual es el nivel de horas extras, etc.
El software de control de presencia es un elemento crucial para la gestión de los trabajadores de cualquier empresa. En este artículo se discute en detalle porque la existencia de un sistema automático de control de presencia puede ser crucial para el éxito de su organización.
Estos sistemas de control de presencia se obtienen con facilidad actualmente y podemos señalar las cinco razones principales para comprar un sistema de control de presencia automatizado.
1 . Ahorra costes de trabajo
Los salarios constituyen uno de los mayores gastos, sino el mayor, de la mayoría de empresas u organizaciones. Pero también es uno de los costos más controlables. Sin embargo las empresas que quieran controlar los gastos laborales con el mero criterio de reducir costos pueden encontrarse que sus decisiones afectan de forma negativa la productividad.
Un sistema de control de presencia puede ayudarle a tomar las decisiones acertadas. Las formas en que una empresa puede ahorrar dinero con este sistema son múltiples:
– Al fichar en un sistema de presencia automatizado se detectan inmediatamente problemas de faltas de asistencia o retrasos y se puede mostrar los informes de prueba al empleado.
– Se puede realizar un control de excesivas horas extras o permisos
-Se reduce el tiempo en tareas rutinarias de control por cualquier mando intermedio o administrativo automatizando el proceso, disminuyendo los recursos dedicados a tareas administrativas y siendo más productivos.
– La empresa se asegura de saber exactamente en todo momento cuantos empleados están en determinado departamento o ubicación. Detectar si en un momento determinado hay demasiados empleados o muy pocos en determinada área, especialmente cuando suele haber variaciones en la fuerza laboral en distintos departamentos o proyectos de la empresa.
– Se pueden analizar los costes salariales para determinados puestos, asegurándose de que está pagando salarios medios del mercado o consistentes en el conjunto de la organización.
– Se relacionar puestos de trabajo con objetivos estratégicos de la organización frente a iniciativas empleo en áreas que no producen resultados deseados.
– Asegurarse de que horas de trabajo facturables son trasladadas correctamente a los clientes.
2. Mejora la productividad y resultados
Si bien reducir costes de trabajo es una clara razón para comprar un sistema de control de presencia automatizado (ejemplo: reloj de fichar ) hacerlo sin tener en cuenta la productividad y resultados de la empresa puede contrarrestar las ventajas de implantar el sistema.
Entender como funciona los trabajadores en su empresa puede llevarle a una notable mejora de la productividad. Algunas consideraciones que puede hacerse el empresario son: ¿ Tener un empleado de menos en el servicio de atención al cliente afecta el tiempo necesario de los consumidores en ser atendidos y por tanto a la satisfacción de estos ? ¿ Puede un empleado con poca experiencia realizar el mismo trabajo que un empleado con mucha más experiencia pero mucho más costoso ? ¿ una delegación produce los mismos resultados con menos trabajadores ? ¿ Hay más trabajadores en el proyecto A que en el proyecto B cuando para la empresa desde un punto de vista estratégico es mucho más importante el proyecto B que el proyecto A ? ¿ Cuál sería el impacto de reducir las tareas de control de empleados de los distintos cargos intermedios y como impactaría ello en el tiempo extra que dispondrían para tareas más productivas ?
Todas estas preguntas y muchas otras pueden ser respondidas mirando los datos del sistema de control de presencia, y en ocasiones combinados con otros datos de la empresa. El trabajo es el mayor costo pero también el principal activo de una empresa. Asegurarse de que se han colocado los escasos recursos en función de los objetivos estratégicos es un beneficio intangible que puede superar en mucho el mero ahorro de costes que significa la implantación de un control de presencia.
De hecho los beneficios de un sistema de control de presencia se multiplican cuando el sistema puede ser integrado en sus sistemas, integrándolo con otras informaciones sobre los trabajadores, información financiera de la empresa, datos sobre los consumidores, ventas y marketing. Esta combinación de datos de presencia con otros datos de la empresa pueden proporcionar a la organización una imagen más clara de su funcionamiento que la lleve a mejorar su eficiencia y productividad.
3. Mejora pago de las nóminas y evitar errores
Si bien se producen significativos ahorros al gestionar su fuerza de trabajo de una forma avanzada hay un efecto inmediato de ahorro de costes salariales al implantar un sistema automático de control de presencia.
Reemplazar un control de presencia llevado de forma manual, que requiere realizar tareas administrativas que precisan mucho tiempo, ya produce unos ahorros inmediatos.
Desde una pequeña empresa de 5 empleados el efecto de implantar un sistema de control de horarios automático se amortiza muy rápidamente, el ahorro es mayor cuando hablamos de grandes organizaciones.
Adicionalmente al beneficio obtenido al automatizar el control de presencia hay un significativo ahorro de tiempo y costes al reducirse los errores que se producen en el control manual. En numerosas ocasiones el departamento de personal o persona dedicada al control se encuentra lidiando con errores producidos por la toma manual y transcripción a los informes de datos, evitándose estos errores en un entorno automatizado es inmediatamente beneficioso para cualquier empresa.
4. Aumenta la satisfacción del empleado
A ningún empleado, ya sea el miembro más joven en un pequeño departamento o al gerente, le gusta dedicar tiempo a actividades administrativas rutinarias. El control de la asistencia de tipo manual es una tarea laboriosa y pesada, que suele dejarse de hacer hasta el último minuto.
La automatización del proceso así como facilitar el acceso al sistema mediante uno o varios terminales colocados estratégicamente hace mucho más simple fichar y obtener los informes de asistencia correctos y de una forma ágil.
Aunque el concepto de puntualidad es fácil de entender hay otros aspectos por los cuales un sistema automático de control de presencia repercute positivamente en la gestión de la organización.
De manera destacada todo tipo de mandos intermedios pueden realizar un trabajo más eficaz. Cuando se realiza una recogida manual de los datos de entrada ( por medio de listados de firmas, por ejemplo ) crear los informes necesarios puede exigir muchas horas de trabajo, incluso días o semanas, además , si alguien solicita un pequeño cambio en los informes, hay que volver a realizar todo el trabajo.
Con un sistema informático automatizado, análisis e informes se pueden obtener en minutos. Documentos a medida pueden ser creados en un momento por los mandos intermedios según sus necesidades sin exigir ninguna tarea ningún departamento o especialista informático de la empresa. Cuando estos empleados pueden hacer su trabajo de una forma más eficaz ellos se sentirán mejor en el trabajo y serán más productivos.
5. Proporciona información para ajustarse a la legislación
Saber cuántos permisos ha empleado un trabajador, las horas extras realizadas en un periodo determinado, las faltas injustificadas de un trabajador, etc… pueden servir para identificar la situación de los trabajadores respecto a la legislación vigente en diferentes áreas del derecho laboral.
CARACTERISTICAS Y FUNCIONAMIENTO
RFID responde a las siglas ‘Radio Frecuency IDentification’ en español ‘Identificación por radiofrecuencia’. Consiste en un sistema de almacenamiento y recuperación de datos remoto que utiliza dispositivos identificadores tales como tarjetas u otros elementos.
– Existen diferentes tipos de lectores RFID:
montaje en superficie, empotrados, para tornos, de exteriores, para panel, antivandálico, con y sin teclado…
– Lectores con teclado para accesos con mayor seguridad (identificación por PIN).
– Gestión de puertas estancas.
– Funcionalidades domóticas: Control automático de sistemas en función de señales externas o según
horarios.
– Gestión del personal y las visitas de su centro, asignando a cada usuario una tarjeta que lo identifique.
– Configuración de accesos en función de horarios y días de la semana y/o tipos de días especiales
Placas de control con conexión Ethernet con protocolo TCP/IP.
La conectividad Ethernet simplifica las instalaciones aprovechando los recursos informáticos habituales. TCP/IP es un protocolo de comunicación de intercambio de información a través de Internet con funcionamiento on-line u off-line. En caso de fallo de la red informática, siguen funcionando los accesos y se siguen registrando los pasos de tarjeta tanto para accesos como para presencia, ya que las placas disponen de una memoria no volátil con capacidad de registro de unas 100.000 lecturas y aperturas donde se almacenan las configuraciones y los eventos que son descargados una vez se recupera el sistema.
Software de Gestión del sistema.
– Toda la información se centraliza y almacena en una base de datos (SQL Server, Oracle), y a través del programa de gestión se puede monitorizar toda la actividad registrada en sus diversas sedes o delegaciones.
– El software es multipuesto, la licencia controla el número de unidades de control que existen en una instalación, pero permite tener un número ilimitado de usuarios accediendo de forma simultánea a la aplicación.
– El sistema puede permite obtener datos de diferentes sistemas de gestión de recursos humanos y de nominas.
– Fácil configuración
– Instalación sencilla: RJ45 para red local y alimentación eléctrica 230 Vac ó 12 Vdc. – Opción de kit para alimentación Power-over-Ethernet.
– Conexión de hasta 2 lectores en cada placa. Cada lector permite controlar hasta dos accesos y cada acceso permite abrir hasta dos puertas.
– Editor para gestionar diseños o plantillas de tarjetas utilizadas por los usuarios.
– Posibilidad de mantenimiento remoto del sistema.
– Gestión de rangos horarios de distinto tipo:horas trabajadas normales y horas extras. Permite incluir periodos de descanso máximo dentro de un rango, controlando aquellas personas que sobrepasan el límite de tiempo.
– Definición de una amplia gama de jornadas de trabajo: desde jornadas flexibles, hasta jornadas estrictas con periodos de tiempo limitados y fichajes obligatorios concretos. Los fichajes obligatorios cuentan con un periodo de cortesía que permite darles flexibilidad.
– Gestión completa de individuos. Personalización de calendarios y descuento de las vacaciones personales de forma automática.
– Gestión completa de grupos de empleados. Dichos grupos pueden ser usados para la gestión de calendarios laborales y vacacionales colectivos.
– Fiestas globales configurables permitiendo la definición de nuevos tipos: fiesta nacional, local, por convenio…
– Distinción de niveles de acceso de cada usuario a la información. Un jefe de departamento puede ver información asociada al grupo del cual es responsable mientras que un empleado simplemente puede ver su propia información.
– Consulta de información e introducción de incidencias desde el teclado del lector. Los tipos de incidencias son totalmente configurables por el usuario: médico, fumar, viaje, asuntos propios…
– Permite la inserción de fichajes manuales para la corrección de olvidos o errores, siempre manteniendo la información real generada por el empleado.
– Informe detallado de horas trabajadas desglosando entre horas normales y extras, incidencias, vacaciones, ausencias, puntualidad, horas, fichajes realizados y horas por el código.
– Exporta información a formatos tales como Word, Excel, Pdf…
